Mielőtt a Magyar Kongresszusi Irodai Egyesülés (MKIE) integrálódott volna a Magyar Turizmus Rt-be, a Gazdasági Minisztérium Turisztikai Helyettes Államtitkársága megbízta a MT Rt. Kutatási és Fejlesztési Igazgatóságát azzal, hogy végezzen felmérést a tagok körében az Egyesülés működésének eredményességéről. Cikkünk az 1999 novembere és 2000 januárja között lezajlott kutatás során feltárt rendkívül ambivalens véleményeket foglalja össze.
A kutatás módszere a mélyinterjú volt, melynek során egy tíz pontból álló, strukturált kérdőívből indultunk ki. A kérdések az alábbiak voltak:
A meglehetősen nehézkesen induló kutatás legfőbb tanulsága, hogy az Egyesülés megalakulásának céljával, az Egyesülés szerepével nem mindenki volt tisztában, noha a tevékenységi kört a Társasági Szerződés tartalmazta. Ezzel összefüggésben a tagok, bár az Egyesülés tulajdonosai és működtetői ők voltak, nem kérték számon a hiányosságokat annak ellenére, hogy az Iroda működési költségeit szinte mindannyian említették. A megkérdezettek általában arra sem tudtak választ adni, hogy miért nem léptek fel határozottabban vagy miért nem léptek ki az Egyesülésből, ha nem voltak teljes mértékben megelégedve annak működésével.
A fentiek fényében nem meglepő, hogy a megkérdezettek zömének az volt a -- megkönnyebbülésből eredő -- meggyőződése, hogy jó, ha az Iroda tevékenységét a Magyar Turizmus Rt veszi át. A tagok kb. 70%-a a külképviseleti tevékenység részeként képzelné el az Irodával való szoros együttműködést, különös tekintettel a kongresszusi turizmus nemzetközi szintű promóciójára. A válaszadók nagyobbik része csodaváróan, kisebbik része rezignáltan fogadja a változásokat. Az utóbbiak attól tartanak, hogy az Iroda működése a csatlakozástól mit sem fog változni. A megkérdezettek szerint nemcsak hogy lehetséges, de kifejezetten szükséges, hogy az Iroda a kongresszusi turizmus érdekében folytatott lobbyzás területén is szerepet vállaljon. A tagok e kérdésben is inkább a Magyar Turizmus Rt-be való integrálódástól várják az eredményt.
Az interjú, illetve a kérdőív egyetlen konkrét kérdésére (Mióta tagja az MKIE-nek?) adott válaszokból az derült ki, hogy a megkérdezettek közül négyen alapítótagok voltak, tizenhatan 1990 és 1996 között, négyen 1997 óta léptek be. Mivel az interjúalanyok általában nem dolgoztak a jelenlegi pozíciójukban a belépés idején, meglehetősen pontatlan válaszokat kaptunk, illetve hárman nem tudtak mondani még hozzávetőleges belépési időpontot sem. A belépési elvárások, az említési gyakoriság csökkenő sorrendjében, a következők voltak: üzletszerzés, érdekvédelem/lobbyeszköz, információszerzés/kapcsolattartás/PR, presztízs/szükségszerűség, erkölcsi kötelesség.
Az Iroda és a tagok közti kommunikáció elégtelen voltára utal, hogy az Iroda által kínált promóciós eszközöket nem minden tag ismerte. Az internetes honlapot, például, a válaszadók 15%-a nem ismerte, a diatárat kb. egyharmaduk. Ezeket az eszközöket a tagok fele használta. A diatár használhatóságát, jó minőségét többen kiemelték.
A kiadványok közül a helyszíneket bemutató katalógust, az eseménynaptárt, az incentive prospektust és a promóciós filmet említették. A helyszínek katalógusával a többség elégedetlen volt, mivel a kiadvány egyrészt nem tartalmaz elegendő információt a helyszínekről, másrészt szakmailag sem megfelelő, például rosszak az alaprajzok. Nemcsak panaszok, hanem dicséretek is elhangzottak: többen hangsúlyozták, hogy az utóbbi években javult a kiadványok színvonala, külalakja.
A kongresszusi helyszínek marketingjének egyik fontos belföldi eszközének a tagok jó része a "Randevú" kiállítást tartja. A legutóbbi kiállításon a megkérdezettek mintegy 70%-a vett részt. Akik nem állítottak ki, főleg azért döntöttek így, mert elégedetlenek voltak a korábbi "Randevúkkal". Akik eljöttek, körül-belül fele-fele arányban voltak elégedettek, illetve elégedetlenek. A kiállítás ötletét a tagok egyöntetűen jónak tartották, a megvalósítást viszont kevésbé. Az 1999-es kiállítás túl rövidre sikeredett az elégedetlenek szerint, és nem volt szerencsés, hogy a délelőttöt a szakmai előadások foglalták el. A gyenge előkészítés miatt kevés szakmai érdeklődő látogatott el a kiállításra, többen voltak, akik csak tippeket gyűjteni jöttek. Egyes tagok szerint a PCO-k (Professional Conference Organisers) és a szállodák közti érdekellentét nyomta rá a bélyegét a kiállításra, mások szerint a belföldi vevőkkel általában rosszak a tapasztalatok.
A külföldi promóció hasonló eszközei -- workshopok, tanulmányutak -- sem működtek a tagok teljes megelégedésére. Ugyanazokat a problémákat vetették fel, mint a "Randevú" kiállítás esetében: nem a megfelelő partnereket hívta meg az Iroda ezekre az eseményekre, illetve a meghívottakat nem készítette fel megfelelően a Magyarországi kínálatból. Az egyéb prezentációs tevékenységek, pl. a külföldi vásárokon való megjelenés, a médiamunka sem az elvárásoknak megfelelően alakultak.
A kérdőív által meghatározott témákon belül a beszélgetések során kialakult néhány konkrét "csomópont": az ajánlatkérések elosztásának módja, az Iroda és a tagok közti kommunikáció, a visszacsatolás hatékonysága, az Iroda munkatársaival való viszony, a kongresszusi helyszíneket tartalmazó adatbázis, a belső piac "megdolgozása", a szakmai szövetségekkel való együttműködés, a lobbyzás, a belső szabályozás kérdése, a szervezeti kérdések és a heterogenitás szerepe. Annak ellenére, hogy a tagok mintegy négyötöde összességében elégedettnek vallotta magát, ezek a problémák rendre felmerültek.
Szinte mindenki említette, hogy az ajánlatkérések elosztásának szempontjai ismeretlenek voltak a tagok körében, s mivel nem volt szabályozva, így azt sokan szubjektívnek tartották. Egyesek szerint voltak preferált tagok. Az ajánlatkérésekből kevés érkezett, és még ebből a kevésből is sok volt a pontatlanul megfogalmazott vagy a rutinosak által szemmel láthatóan komolytalan ajánlatkérés, amelyeket az Iroda munkatársai nem egészítettek ki, illetve nem szűrtek ki előre. A végül is megvalósult üzletekről nem készült lista.
Az Iroda és a tagok közti kommunikáció -- mindkét fél lanyhaságából adódóan -- igen korlátozott volt. Az Iroda részéről ez azt jelenti, hogy a tagok panaszaira, felvetéseire, javaslataira általában nem érkezett érdemleges válasz, illetve kevés volt a visszacsatolás a különféle marketingakciókról. A megkérdezettek hiányolták a katalógus terjesztéséről és a hirdetésekről szóló beszámolókat, illetve a kiállítások utólagos elemzését. Ismétlődő panasz volt, hogy a benyújtott ajánlatokra semmilyen visszajelzést nem kaptak. Ugyanakkor a tagok többsége sem törekedett élő kapcsolat kialakítására az Irodával.
Ami az Iroda munkatársait illeti, a válaszadók általában jó személyes viszonyról számoltak be, de szinte mindannyian említették, hogy túlságosan gyorsan cserélődtek az alkalmazottak és nem voltak kellőképpen felkészült szakemberek. Sokan megjegyezték, hogy a munkatársak nem ismerték a hazai kongresszusi kínálatot, vagyis a terméket sem. Ismétlődő felvetés volt, hogy az Irodának többet kellett volna foglalkoznia a hazai, belső piac megdolgozásával, hiszen ebben sokan még nagy lehetőségeket látnak, tekintettel a szaporodó vállalati konferenciákra, tréningekre és munkaértekezletekre.
Sokan hangsúlyozták, hogy az Iroda egyik legfontosabb feladata lett volna/lenne a hazai szakmai szövetségekkel való együttműködés annak érdekében, hogy nagy tudományos kongresszusok jöjjenek Magyarországra. (Ha egyáltalán a szűkös hazai kapacitások elvileg azt lehetővé tennék.) A külföldön hazánkat képviselő világhírű tudósokat, szakembereket az Irodának kellene ellátnia megfelelő információval a hazai kongresszusi lehetőségeket illetően. Ennek egyik módja lehetne prezentációs csomagok összeállítása, amelyeket e tudósok felhasználhatnának külföldi előadásaik során olyan alkalmakkor, amikor egy-egy kongresszus megrendezéséről döntenek. Emellett szükség lenne a szakemberek képzésére, felkészítésére is. Ahhoz, hogy a világban hírnévre szert tett magyar tudósok által kínált lehetőségeket Magyarország kihasználhassa, megfelelő kongresszusi központokra lenne szükség a tagok többsége szerint. (Megjegyezzük, hogy e kérdésben sem voltak egységesek a vélemények, voltak, aki szerint nincs ilyen komplexumokra szükség.) Ilyen új központok megtervezésénél az Iroda a szakmai előkészítő szerepét vállalhatná magára amellett, hogy lobbyzik új központok építése érdekében.
A megkérdezettek többnyire megemlítették, hogy -- az Egyesülés elit klub jellegét megőrzendő -- szükséges lett volna belső jogszabályi keretek kidolgozása, pl. a taggá válás jogi kereteinek meghatározása és általánossá tétele, majd lobbyzás útján a PTK-n való keresztülvezetése.
A működés hiányosságait sokan azzal hozták összefüggésbe, hogy az állandóan napirenden lévő szervezeti kérdések a szakmai munkától vették el az időt és az energiát, főleg az utóbbi két évben.
Mint korábban említettük, a tagok az üzletszerzést, az érdekképviseletet és az információszerzést tartották az Egyesülés elsődleges feladatának. Amikor arra kerestük a választ, hogy a tagok mit profitáltak tagságuk révén, e három témakört jártuk körül. Az üzletszerzés mértékének mérhetőségét illetően megoszlottak a vélemények. Akik mérhetőnek tartották, szinte mindannyian kevés konkrét üzletről panaszkodtak. Az érdekképviselet, lobbyzás terén szintén kevés eredményt mutatott fel az Egyesülés. A harmadik szempontból sikeresebbnek bizonyult a tevékenység: az Egyesülés az informális kapcsolattartás többé-kevésbé megfelelő fórumának bizonyult, miközben a tagok általában nem preferálták egymást csak azért, mert ugyanannak a társaságnak voltak a tagjai.
A profitábilitás kapcsán merült fel a tagdíj kérdése, melynek szükségességéről eltértek a vélemények. Sokan úgy vélték, hogy az Iroda munkáját teljes mértékben a turisztikai célelőirányzatból kellett volna finanszírozni. A tagdíj meghatározásának módja nem volt egyértelmű, mindenesetre amíg volt tagdíj, a tagok többsége úgy ítélte meg, hogy az nem állt arányban a nyújtott szolgáltatással.
A kutatás eredményeit összefoglalva elmondhatjuk, hogy összességében azzal a ténnyel, hogy létezik egy ilyen szervezet, a tagok elégedettek, a tevékenységnek viszont személyi, anyagi és szervezeti gátjait említették. Meg kell ugyanakkor említenünk, hogy többszöri szóbeli és írásos megkeresés után is csak a tagok 84%-a vállalta az interjút, döntő többségük név nélkül és a diktafon használatának kizárásával. A kezdeti elzárkózásban szerepet játszhatott az, hogy az Iroda igazgatója a felmérés elején körlevélben fordult a tagokhoz, melyben javaslatot tett a feltárandó problémákról. A körlevél szakmailag megkérdőjelezhetővé tette az objektív adatgyűjtést, mivel nem tudtuk kiszűrni, hogy ki mondta a saját véleményét és ki informált bennünket a körlevél szerint.
Az MKIE tagjaival készített felmérés eredményeit a Gazdasági Minisztérium Turisztikai Helyettes Államtitkárságának és a Magyar Turizmus Rt-nek a vezetősége meghallgatta.